안녕하세요. 기업에서 기록관리 업무를 담당하고 있습니다.회사에서 기록관리 관련 내규를 수립하고 이에 따라 기록물을 보관/폐기하려고 하는데요.단순히 업무 환경 개선 뿐만 아니라 향후에 세무조사 등 대외적으로도 문제가 되지 않는 기준을 수립하고 싶습니다. 공공기관의 경우 '공공기록물 관리에 관한 법률'에 따라 기록물을 관리하고 있으며분류기준표에 따라 보존기간이 만료된 기록의 경우 평가심의회를 거쳐 기록물을 보존/폐기하고 있습니다.이에 따라 기록물을 폐기한 경우에는 법적으로 문제되지 않는 것으로 알고 있습니다.공공기관이 아닌 저희 같은 기업에서 기록물을 보존/폐기 하기 위해서는 어떤 근거에 따라 진행하면 될런지요기업의 회계서류 인사/노무 서류 그 밖에 운영 중인 부설연구소 관련 서류 등 다양한 기록이 생산되고 있고각 부서에서는 관련법에 따라 보관하고 폐기해도 되는지 저희 부서에 문의를 하고 있는데요.회계서류의 경우 국세기본법에 따라 5년만 보관하고 폐기해도 되는건지 인사서류는 근로기준법에 따라 3년만 보관해도 되는건지 등등..어떤 근거에 따라 기록물을 폐기했을 경우 향후 근로감독 세무조사 각종 점검 사항 발생시 문제가 되지 않는지 문의드립니다.감사합니다.

기업에서의 기록관리는 사실상 정보관리라고도 볼 수 있습니다.이러한 정보관리에서 가장 중요한 기준이 되는 것은 "이용목적"이라고 보입니다. 즉 목적외 이용은 엄격히 제한되며 이용목적이 소멸하면 신속히 폐기하는 것이 원칙이라고 보입니다.그러나 일정한 경우에는 행정 기타 공익적 이유로 법령에 보존기한이 정해져 있는 경우가 있으며 신청인의 질의내용에 있는 공공기록물관리규정도 그 일환이라고 볼 수 있습니다.한편 민간의 경우에는 상기 공공기록물관리규정이 적용되지 않으므로 각 문서를 언제까지 보존하여야 할지 문제되나 이에 관한 부분이 명확히 정리되지 않은 것으로 보입니다.원칙상 이용목적이 다할 때까지를 보존기간으로 볼 수 있으나 수많은 법률에 각종 개별문서의 보존기간을 별도로 정하고 있는 이상 본 전문위원 역시 명확히 답변드리기가 곤란합니다.개인적으로는 질의하신 내용 중의 회계서류나 인사서류 등도 기업 스스로가 판단하게 하면 될 것으로 보이는데(이미 국세청이나 노동청 등에 대부분의 사항이 기록되어 있다고 보임) 이를 왜 법률에 규정해 놓는지 의문입니다.저는 대전·세종지방중소벤처기업청 비즈니스지원단 송재호 입니다. 추가로 궁금하신 사항은 대전·세종지방중소벤처기업청 042-865-6181~3 으로 연락주시기 바랍니다.감사합니다.

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